Soluții prin care antreprenorii pot să țină mai ușor evidența angajaților

Soluții prin care antreprenorii pot să țină mai ușor evidența angajaților

Detalii

CategoriiIT
Tagurisoft
Ultima actualizareMiercuri 22 ianuarie 2020
Vizualizari70

Voteaza & Distribuie

Descriere

Activitatea oricărei companii pornește de la o planificare strategică și administrarea eficientă a resurselor umane. Pentru ca o afacere să crească, are nevoie de angajați care să fie productivi, calificați, cu experiență și, în același timp, punctuali. Din acest motiv, pentru antreprenorii care vor să își dezvolte firma este importantă evidența salariaților și nivelul de productivitate al acestora.

Totodată, acest proces este necesar și pentru a respecta prevederile legale, angajatorii având obligația de a preciza zilnic ora de începere a activității și de finalizare pentru fiecare salariat în parte, în lipsa acestor evidențe fiind pasibili de amenzi. Iată câteva soluții simple prin care poate fi monitorizată activitatea personalului.

Condica de prezență

Timpul de lucru reprezintă orice perioadă în care angajatul prestează munca, se află la dispoziția firmei și își îndeplinește sarcinile sau atribuțiile menționate în fișa postului. Condica de prezență ține o evidență detaliată a activității salariaților pe un suport de hârtie, însă implică multă birocrație și poate prezenta foarte ușor înregistrări inexacte sau false. Pentru angajații cu normă întreagă, durata normală a timpului de muncă este de opt ore pe zi, adică 40 de ore pe săptămână. De regulă, durata maximă legală a timpului de lucru nu poate depăși 48 de ore pe săptămână, cu orele suplimentare incluse. Firește, de la aceste prevederi există și multe excepții, în funcție de caz.

Foaia colectivă de prezență

O astfel de soluție poate fi implementată atât pe suport hârtie cât și în format electronic. Pe baza acestei foii colective de prezență vor fi întocmite statele de plată din fiecare lună, de aceea este important să fie atașată dosarelor referitoare la resursele umane ale companiei. Dar, la fel ca în cazul condicii de prezență, această soluție duce la rafturi pline cu documente, mai multă muncă administrativă pentru departamentul de Resurse Umane și cheltuieli mai mari pentru materialele consumabile.

Carduri de acces

Timpul real de muncă efectuat de fiecare salariat poate fi evidențiat mai ușor prin intermediul unor carduri de acces. Aceste instrumente înregistrează toate informațiile necesare, care vor fi furnizate apoi departamentului de salarizare. Cardurile de acces le permit angajaților să iasă și să intre în clădire la începerea și finalizarea activității, dar și în timpul prânzului sau al altor pauze, fiecare acțiune fiind înregistrată. În comparație cu ținerea evidenței pe hârtie, cardurile sunt mult mai eficiente și mai fiabile, însă și ele prezintă unele vulnerabilități.

Sistem de urmărire a timpului

Un alt mod prin care poate fi monitorizată prezența angajaților și activitatea lor la muncă este prin utilizarea unui sistem sau a unui software de urmărire a timpului. Acesta funcționează prin supravegherea tuturor calculatoarelor dintr-o unitate, din momentul în care au fost pornite și până când angajații le opresc și părăsesc clădirea. Un astfel de program poate fi însă folosit doar în cazul anumitor firme, în funcție de specificul activității pe care acestea o desfășoară.

Program automat de pontaj

Managementul resurselor umane este vital pentru orice organizație, iar de departe cel mai ușor mod de a acorda atenție tuturor aspectelor legate de personal este prin utilizarea unui program automat. Din fericire, progresele tehnologice permit antreprenorilor să țină evidența angajaților într-un mod simplu și precis. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru salarii poate fi folosit cu succes pentru a ține inclusiv evidența zilnică a orelor lucrate de salariați.

De asemenea, pe lângă funcția automată de pontaj, un astfel de program complex calculează automat orele lucrate, inclusiv orele de noapte, cele lucrate de acasă sau în deplasare, traininguri, internshipuri, sau timpul petrecut în ședințe. Soft-ul automat simplică sarcinile departamentului de Resurse Umane, ajută la respectarea legislației în vigoare, oferă o mai mare flexibilitate angajaților, reduce birocrația, eficientizează activitatea și oferă antreprenorilor o imagine permanentă a situației de ansamblu a salariaților.

Întocmirea evidenței angajaților poate fi efectuată de fiecare antreprenor așa cum își dorește. Aceasta este obligatorie nu doar pentru ca angajatorul să respecte prevederile legale, ci și pentru a realiza corect statele de salarii. Totuși, mulți antreprenori nu sunt încă familiarizați cu noile tehnologii și astfel ratează oportunități moderne, care îi pot ajuta să-și dezvolte afacerea și să introducă un sistem eficient, prin care pot organiza mai bine activitatea companiei.

Sursa foto: freepik.com/free-photo/cheerful-coworkers-table-with-gadgets_23-2147656700.jpg